Die Wohnbau GmbH Prenzlau ist eines der modernsten Wohnungsunternehmen in Deutschland. Das kommunale Unternehmen arbeitet bereits weitestgehend papierlos. Zukünftig werden auch Rechnungen zugunsten der Mieterschaft komplett digital bearbeitet.
Ein Wohnungsunternehmen erhält viele Rechnungen von Handwerkern, Versorgungsunternehmen und sonstigen Dienstleistern. Über 1.000 Rechnungen kommen bei der Wohnbau GmbH Prenzlau monatlich an und müssen erfasst und gebucht werden. Ein immenser Arbeitsaufwand, den das kommunale Unternehmen bereits in den letzten Jahren schrittweise digitalisierte. »Wir arbeiten schon lange mit einem sogenannten Handwerker-Portal«, stellt Wohnbau-Geschäftsführer René Stüpmann vor. »Auf dieses System haben wir und die Handwerksfirmen, mit denen wir zusammenarbeiten, Zugriff.« Über das sogenannte Mareon leitet die Wohnbau Prenzlau Reparaturaufträge und ähnliches an die entsprechenden Handwerksfirmen. Der Auftrag wird ausgeführt und über das System automatisch eine Rechnung generiert. Da im System sämtliche Preise und dazugehörige Leistungen hinterlegt sind, wird die Rechnung bei der Wohnbau automatisch geprüft und an das digitale Rechnungseingangsbuch zur Zahlung und Archivierung weitergegeben. Lediglich Rechnungen, die vom Auftrag abweichen, müssen manuell kontrolliert werden. »Diese technischen Möglichkeiten kommen indirekt unserer Mieterschaft zugute. Denn so ist es uns möglich, Reparaturaufträge in kürzester Zeit zu bearbeiten«, erklärt Stüpmann. »Wird eine Schadensmeldung digital über unseren Onlineservice Friedrich an uns geleitet, verkürzt sich der Prozess noch einmal drastisch.«
Auch bei anderen Rechnungen will das kommunale Unternehmen zukünftig an Papier sparen. »Aktuell implementieren wir das Rechnungsportal der Aareon AG. Über dieses ist es möglich, dass wir zukünftig alle Rechnungen digital weiterbearbeiten können.« Erster großer Partner für dieses Vorhaben ist die Stadtwerke Prenzlau GmbH. Über eine gemeinsame Schnittstelle werden die Rechnungen der Stadtwerke für Wärme, Gas und Storm an die Wohnbau gesandt. Hier wird die Rechnung ausgelesen, die Rechnungsbuchung vordatiert und wenn es keine Abweichung zu dem im System hinterlegten Daten gibt, diese automatisch freigegeben. Parallel wird eine PDF-Rechnung im digitalen Archiv abgelegt. Auch ohne Schnittstelle wird es in naher Zukunft möglich sein, diesen Prozess abzubilden. Dazu werden die Rechnungen digital an eine bestimmte E-Mail-Adresse der Wohnbau gesandt und auf diesem Weg ins Rechnungsportal übernommen. »Zukünftig werden wir den Rechnungsprozess nur noch steuern und kontrollieren müssen. Alles andere ist automatisiert und schafft Kapazitäten, die unserer Mieterschaft zugutekommen.«
